Llamamos programas de contabilidad o software contable a los programas o paquetes contables, consignados a sistematizar y facilitar las tareas de contabilidad. Nunca debemos olvidar esta particularidad.
Los diferentes programas de contabilidad general en línea sirven para registrar y procesar las transacciones históricas que se generan en una compañía o actividad productiva, las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello, normalmente sólo hay que ingresar la información solicitada y hacer que el programa realice los cálculos necesarios.
Al existir una extensa demanda, existen también infinidad de opciones en el mercado. Todas y cada una de ellas son soluciones perfectas para algún tipo de cliente. Hallar la mejor opción para su empresa envuelve detectar cuáles son sus necesidades más primordiales, pero también conocer las características de cada una de estas aplicaciones.
En internet podemos encontrar infinidad de programas contables. Al inicio, si se sabe trabajar con Excel, es posible hacer la administración y las facturas con la mayoría de los programas. Pero mucho cuidado, cualquier pequeño error en una fórmula puede tener consecuencias gravísimas. Para una empresa más grande o con varios usuarios, Excel no es idóneo. Otras opciones podrían ser:
- Paquetes de software gratis vía internet, su implementación es fácil, barato y bastante bien para el inicio. En Puerto Rico varias empresas ofrecen paquetes gratis. La gran desventaja de esta opción es que por lo general son poco flexibles y para cambios o actualizaciones se suele pagar.
- Programas de tipo Open Source: estos programas son más flexibles que los anteriores, ya que al ser los códigos abiertos es viable hacer cambios en las funcionalidades e incluso crear uno mismo cómo se quiere dirigir o controlar sus propios proyectos.
- Conseguir un software para su computadora personal o para la red de alguna empresa. En Puerto Rico hay muchos proveedores y paquetes estándares. El precio obedece al número de usuarios, posibilidades y opciones personalizadas. Son paquetes estándar que se puede adquirir en muchas tiendas. El inconveniente de estos programas es que al ser estándares reducen su flexibilidad y personalización. Sin embargo, brindan la posibilidad de comprar módulos adicionales.
- Software facilitado por su gestor. En muchas oportunidades es tu propio gestor quien te provee el software con el que trabajar. Así, será más fácil compartir todos los datos de tu empresa, ya que será el gestor quien ejecute toda la contabilidad (o parte de ella) en tu empresa.
Alchavo.com. Este tipo de programa contable es cada vez más popular. Una empresa especializada ofrece el software con acceso mediante internet o en su misma empresa. Las ventajas son infinitas, la información está siempre accesible y los datos son seguros directos desde el servidor del proveedor. También es posible acceder con varios usuarios incluso con derechos diferentes.
