Antes de discutir sobre un programa contable, es oportuno ubicar dentro del nivel de complejidad de una organización el papel e importancia de un determinado tipo de programa.
Para iniciar con lo más elemental y más esencial en la organización mínima es decir aquella que basa sus operaciones en partida simple, un comerciante ambulante, o una persona que vende determinados productos en una feria tiene un control muy elemental; todas sus operaciones las ejecuta en función del efectivo y probablemente lo que tenga es entradas y salidas de efectivo y la utilidad al final del día. Aquí la necesidad de utilizar un programa contable no es necesaria pues sencillamente opera bajo el principio del percibido, esto lo puede llevar en un documento Excel, o una libreta de apuntes.
Cuando tenemos una organización que se consagra a desarrollar algún tipo de actividad económica con crédito más complicada, en la actualidad se hace necesario reconocer la utilidad de un programa contable; por ejemplo, ya no podemos hacer una contabilidad manual por que se tiene que llevar un control de mayor número de dígitos, porque se tiene que manejar un determinado formato.
El primer nivel de un programa contable se describe al uso que hace un profesional contable que lleva contabilidades de diferentes organizaciones. Las transacciones que tiene basadas en ventas compras y movimientos de caja, y los requerimientos apunta a una necesidad propia de control de los estados financieros (balance y estado de ganancias y pérdidas).
El segundo nivel hallamos empresas con un determinado nivel de especialización por ejemplo una institución educativa que tiene que hacer énfasis en el control de las materias y las matriculas con un módulo adicional de facturación, una entidad bancaria con programa contabilidad financiera en línea con un módulo de control de finanzas, por ejemplo.
Y el tercer nivel un programa contable administrativo a lo que apunta es administrar un gran número de transacciones; sedes de la empresa con un control al 100 % de todos los procesos.
El problema muchas veces en la contabilidad es si nuestra empresa esta infundida en un proceso de implementación de un sistema de información administrativo. Muchos de las entradas de información van hacer realizados por personas que no tiene conocimiento contable. La aptitud de la persona, la inducción y capacitación al sistema es de vital importancia.
